L'awareness training d’Arsen permet de structurer et diffuser un programme de sensibilisation composés de leçons pédagogiques, afin d’accompagner vos collaborateurs dans l’acquisition des bons réflexes en matière de cybersécurité.
1 - Objectifs
Cet article a pour objectif d’expliquer :
comment choisir et ordonner les cours de mon tronc commun
comment ajouter une leçon au tronc commun
comprendre le cadancement des leçons après un ajout de leçon sur un groupe d'employés
2 - Prérequis
Disposer des droits nécessaires pour accéder à la rubrique Training Awareness
Disposer des droits nécessaires pour configurer le programme (Admin)
3 - Création du programme dans Awareness Training
Pour commencer :
Cliquer sur
Overviewdans le menu principal.Cliquer sur
Get Started.
Suivre les étapes de création du programme dont les détails sont expliqués ici.
4 - Ordonner et Modifier le programme d'awareness Training
4.1 - Ordonner les leçons du programme
Pour accéder aux leçons du programme, cliquer sur Program depuis le menu principal dans la rubrique Awareness training.
Pour modifier l'ordre d'envoi des leçons, deux possibilités :
utiliser les flèches pour faire remonter ou baisser une leçon par rapport aux autres
Glisser / Déposer un cours pour l'intercaler entre deux autres (Drag and drop de la ligne)
4.2 - Supprimer un cours de la liste
Les étapes d'onboarding permettent de choisir les cours qui composeront le tronc commun. Néanmoins pour diverses raisons, il peut être nécessaire de supprimer un cours du tronc commun après création du programme.
Cliquer sur la ligne correspondante à le leçon à supprimer de votre programme
Cliquer sur
Unassign lesson
5 - Ajouter une leçon au tronc commun
Pour ajouter une leçon au tronc commun, cliquer sur + Assign lesson.
5.1 - Choisir le mode de délivrance
Après avoir cliqué sur + Assign lesson, un panneau latéral s'affiche. Pour ajouter un cours au tronc commun choisir Learning Path.
L'autre option (Triggered Assignment) permet l'envoi d'une leçon en fonction d'un évènement déclencheur en dehors de l'ordonnancement général du program.
Après avoir choisi Learning Path, cliquer sur Continue.
5.2 - Choisir la leçon à ajouter au tronc commun
Choisir la leçon a ajouter au programme en cliquant sur Continue sur la ligne correspondante au cours à ajouter.
📚 Note :
Tester le rendu du cours est toujours possible en cliquant sur Preview sur la ligne correspondante au cours à tester.
5.3 - Choisir l'audience
La dernière étape consiste à choisir le groupe d'employé qui recevra la leçon.
2 choix possibles, exclusifs l'un de l'autre.
Assignation de la leçon à l'ensemble des employés.
Assignation de la leçon a un ou plusieurs groupes d'employés.
Cocher les groupes auxquels diffuser votre leçon
Cliquer sur
Add to Learning Pathpour ajouter la leçon dans le tronc commun.
6 - Modifier l'audience d'une leçon
Par défaut une leçon a pour audience tous les employés (All Employees). Pour autant le sujet traité peut ne concerner qu'un métier en particulier dans l'entreprise.
Le but est donc de modifier l'audience de la leçon.
Pour modifier la liste des employés qui auront accès à une leçon, cliquer sur manage depuis l'encart Assign to.
Choisissez ensuite l'audience, exactement comme décrit dans le titre précédent.
7 - Comprendre l’ordre d’envoi des leçons
7.1 - Principe général
Le Learning Path permet d’envoyer des leçons à l’ensemble des employés d’une entreprise.
Ces leçons constituent un tronc commun de formation, destiné à garantir un socle minimal de sensibilisation et à répondre aux exigences de conformité de l’entreprise.
L’administrateur Arsen peut définir la fréquence d’envoi des leçons depuis les paramètres du programme.
Trois fréquences sont disponibles :
Hebdomadaire
Toutes les deux semaines
Mensuelle
7.2 - Parcours différenciés
Le module Awareness Training d’Arsen permet de créer des parcours différenciés selon les profils des employés.
Certains critères peuvent entraîner l’assignation de leçons spécifiques à un groupe d’utilisateurs donné. Les contenus envoyés ainsi que leur rythme d’envoi peuvent donc varier d’un employé à un autre.
⚠️ Point important à comprendre
Les parcours différenciés ne permettent pas de créer plusieurs programmes indépendants en parallèle.
Le fonctionnement repose toujours sur un tronc commun partagé par tous les employés :
les cours du tronc commun sont envoyés à tout le monde ;
aucun cours ne remplace un autre ;
les cours spécifiques viennent simplement s’intercaler dans le parcours de certains utilisateurs.
L’organisation du programme doit donc être comprise à l’échelle individuelle : chaque employé suit un parcours adapté à sa situation, tout en conservant le tronc commun défini par l’entreprise.
L’administrateur pilote uniquement les règles globales du programme. Le reste de l’ordonnancement est automatisé par la plateforme.
7.2.1 - Différences dans le nombre de cours
Certains employés peuvent recevoir davantage de cours que d’autres en fonction de leur niveau d’exposition au risque ou de leur métier.
Par exemple, certains sujets peuvent être particulièrement importants pour :
l’équipe comptabilité ;
les équipes achats ;
les fonctions administratives ou financières.
Il est donc possible d’assigner des leçons spécifiques à certains groupes d’utilisateurs.
Conséquence concrète :
Lorsqu’un cours est assigné à un groupe spécifique :
il s’ajoute au parcours de ce groupe ;
il s’intercale entre les cours du tronc commun ;
mais les utilisateurs concernés continuent malgré tout de suivre l’intégralité du tronc commun.
Exemple :
Parcours suivi par les membres du groupe comptabilité :
Parcours suivi par les autres employés :
7.2.2 - Différences liées au suivi des cours
Le calendrier d’envoi peut également varier selon l’assiduité des employés, c’est-à-dire leur capacité à suivre et terminer les cours reçus.
Cas n°1 : le cours est terminé rapidement
Lorsqu’un employé termine son cours dans les délais, le cours suivant est envoyé normalement selon la fréquence définie :
hebdomadaire ;
toutes les deux semaines ;
ou mensuelle.
Cas n°2 : le cours n’est pas terminé
Lorsqu’un employé ne termine pas un cours, l’envoi du cours suivant est reporté.
Le cours suivant sera envoyé :
soit lorsque le cours en cours sera terminé ;
soit lorsque ce cours sera considéré comme expiré.
🔍 Note
Un cours expiré correspond à un cours dont le statut est Past Due.
