Pour tester l’entreprise et observer le comportement des collaborateurs lors d’attaques de phishing simulées, il est nécessaire d’ajouter les collaborateurs à la plateforme.
Cet article explique comment le faire par l’import d’un fichier CSV ou Excel.
1 – Objectifs
Ajouter de nouveaux collaborateurs à partir d’un fichier CSV ou Excel
Mettre à jour les profils de collaborateurs déjà présents dans la plateforme
2 – Prérequis
Pour importer des utilisateurs dans la plateforme, il faut d’abord valider tous les noms de domaine associés à leurs adresses email.
📚 Exemple
Si le domaine arsen.co est validé mais que le fichier contient des utilisateurs dont l’adresse se termine par @example.com, ces lignes ne peuvent pas être importées, car le domaine example.com n’a pas encore été validé. Elles sont ignorées et listées à l’étape de vérification, tandis que les autres lignes peuvent être importées.
Avant d’importer les utilisateurs, s’assurer que :
chaque nom de domaine utilisé dans leurs adresses email est validé ;
la procédure de validation a été suivie pour tout domaine qui ne l’est pas encore.
👉 Si nécessaire, consulter la procédure pour valider un nom de domaine.
3 – Le format du fichier
Utiliser un fichier CSV ou Excel respectant la structure suivante :
Première ligne : l’en-tête contenant les noms des colonnes
Lignes suivantes : les informations de chaque collaborateur à importer
firstname | lastname | phone | language | memberOf | |
James | Bond | +44 | EN | MI6 |
👉 Télécharger un exemple de CSV. Il est aussi possible de cliquer sur Download the template dans la fenêtre d’import.
Champs obligatoires :
Prénom (firstname) : texte
Nom (lastname) : texte
Email (email) : syntaxe email valide (RFC 5322)
Champs optionnels :
Langue (language) : code ISO 639‑1 à deux lettres valide. Si la langue est vide ou inconnue, un collaborateur existant conserve sa langue actuelle et un nouveau collaborateur reçoit la langue de l’organisation
Numéro de téléphone (phone) : doit commencer par « + » (format international E.164). Un numéro invalide est signalé dans l’email récapitulatif et le numéro déjà enregistré est conservé
Membre de (memberOf) : noms de groupes séparés par des virgules dans une seule cellule
Si une colonne est absente du fichier, les valeurs enregistrées pour les collaborateurs existants sont conservées. Si une colonne obligatoire est absente, Arsen propose de l’associer à l’une des colonnes du fichier.
4 – Comment importer un fichier de collaborateurs
Pour importer les collaborateurs à partir d’un fichier correctement formaté, suivre les étapes ci-dessous.
4.1 – Ouvrir la fenêtre d’import
Se rendre dans la rubrique Employees.
Cliquer sur le menu ⋮ en haut à droite de la page, à côté de
Add employee.Cliquer sur
Import employees.
4.2 – Choisir le fichier
Dans la fenêtre Import employees, déposer le fichier CSV ou Excel ou cliquer sur Choose a file pour le sélectionner depuis son appareil.
4.3 – Lire ce qui va se passer
Arsen compare le fichier avec la liste des collaborateurs et affiche le résultat sous forme de compteurs :
les nouveaux collaborateurs
les collaborateurs déjà présents dont les informations changent
les collaborateurs inchangés
les lignes qui ne peuvent pas être importées
Les lignes qui ne peuvent pas être importées sont ignorées au lieu de bloquer tout l’import. Il est possible de les télécharger avec le motif de chaque ligne, de les corriger puis de les importer de nouveau. Les adresses email répétées dans le fichier sont fusionnées.
4.4 – Choisir les options et lancer l’import
Le commutateur Update apparaît lorsque certains collaborateurs du fichier existent déjà avec des informations différentes. Il est désactivé par défaut : l’activer pour mettre à jour leurs profils.
Remove, disponible sous More options, supprime les collaborateurs qui ne figurent pas dans le fichier mais existent encore dans la liste Arsen. Il n’est pas disponible tant que des lignes sont ignorées.
Le bouton d’import indique le résultat attendu, par exemple « Import 230 employees » ou « Import 236, remove 9 ». Cliquer dessus pour lancer l’import.
⚠️ Attention
La suppression d’un collaborateur via l’import entraîne la perte définitive de ses résultats et de son historique.
4.5 – Confirmation
Une fois l’import lancé, un email de confirmation est envoyé dans les secondes ou minutes qui suivent pour indiquer que le traitement est terminé.
Cet email peut se retrouver dans les courriers indésirables.