Le module d’Awareness Training permet de définir une fréquence d’envoi unique, appliquée à l’ensemble des leçons du programme ainsi qu’à tous les collaborateurs concernés.
Mais Arsen permet aussi de personnaliser les paramètres d’envoi des leçons afin d’adapter la diffusion du programme à l'organisation du travail de vos équipes via une fenêtre de délivrance.
Vous pouvez définir les jours autorisés, les plages horaires qui seront utilisés par défaut lors de la modification des paramètres de votre programme.
La modification de ces réglages n’impactent que les futurs envois, et non les leçons déjà lancés.
1 – Objectifs
Cet article a pour objectif d’expliquer comment :
modifier la fréquence d'envoi des leçons
comprendre la dimension commune, uniforme et unique du cadre posé par la fréquence.
définir les jours d’envoi par défaut des leçons,
définir les plages horaires d’envoi,
2 – Prérequis
Disposer du rôle Administrateur permettant d'accéder aux Settings du programme
Avoir le module d'Awareness Training activé sur le compte.
Avoir terminé l'onboarding d'Awareness Training (Get Started)
Connaître la disponibilité de vos équipes pour calibrer les jours et horaires d’envoi.
3 – Accéder à la fenêtre de délivrance des leçons
Pour re-définir la fréquence d’envoi des leçons de sensibilisation aux employés :
Cliquer sur
Programdepuis le menu principal, sous la rubrique Awareness TrainingSélectionner les
Settingsen haut à droite de la page.
3 paramètres sont proposés. Ouvrir le premier de la liste en cliquant sur le flèche permettant de le dérouler. (
Schedule)
3.1 - Modification de la fréquence d'envoi des cours
Pour modifier la fréquence d'envois des leçons, il faut faire un choix entre 3 possibilités :
Weekly: Les leçons sont envoyées de manière hebdomadaire.2 weeks: Les leçons sont envoyés toutes les deux semainesMonthly: Les leçons sont envoyées mensuellement.
Une fois votre choix sélectionné, cliquer sur Save changes en bas de page.
⚠️ Attention
Les paramètres modifiés ne s’appliquent qu’aux leçons qui seront envoyées après l’enregistrement des changements.
Ils n’ont aucun impact rétroactif sur les cours déjà envoyées ou complétés.
3.2 - Notion de cadre commun posé par la fréquence.
La fréquence d'envois régit tous les aspects de délivrance des leçons du programme.
Il définie le cadre commun qui ne connait pas d'exception.
Chaque employé reçoit le cours suivant de son programme selon ce cadre général ainsi défini.
📚 Exemple :
Paramètres du programme
Les leçons du tronc commun sont envoyées à une fréquence hebdomadaire.
Nous sommes actuellement en semaine 2 du programme.
Un employé A suit :
les leçons du tronc commun ;
ainsi qu’une Triggered Lesson pouvant être envoyée sous certaines conditions.
Déroulement
Si les conditions de déclenchement sont remplies pendant la semaine 2, alors la Triggered Lesson devient prioritaire sur le reste du programme.
Le calendrier d’envoi devient alors :
Semaine 1 : Leçon du tronc commun
Semaine 2 : Triggered Lesson
Semaine 3 : Reprise du tronc commun
Semaines suivantes : poursuite normale du programme
Point important
La Triggered Lesson ne remplace pas une leçon du tronc commun : elle s’insère temporairement dans le parcours de l’employé avant la reprise normale du programme.
4 – Accéder à la fenêtre de délivrance des leçons
Choisir les jours et la plage horaire pendant lesquels les leçons peuvent être envoyées aux employés.
4.1 - Définir les jours d’envoi des cours
L’interface propose des boutons permettant d’activer ou désactiver chaque jour de la semaine.
Cliquer sur le bouton correspondant au jour souhaité.
Un jour activé signifie que les employés peuvent recevoir des cours ce jour-là.
📚 Exemple
Si seuls les lundis, mardis et vendredis sont activés, les envois ne seront effectués qu’à ces dates.
4.2 - Définir les plages horaires d’envoi
Pour définir les heures pendant lesquelles les employés peuvent recevoir des leçons, il faut déterminer deux bornes temporelles.
Définir l’heure de début
Renseigner l’heure située sous la mentionFrom, correspondant au début des envois autorisés.Définir l’heure de fin
Renseigner l’heure située sous la mentionTo, correspondant à la fin des envois autorisés pour la journée.
Ces deux champs définissent la plage horaire dans laquelle Arsen pourra envoyer les cours.
4.3 – Définir le fuseau horaire
Le fuseau horaire se configure dans la même section.
Pour choisir votre Timezone :
Utiliser le menu déroulant sous la mention Timezone,
Rechercher votre ville ou région via la barre dédiée,
Sélectionner le fuseau horaire correspondant à votre organisation.
4.4 – Important : portée des modifications
Une fois la fenêtre de délivrance paramétrée, cliquer sur Save changes en bas de page.
⚠️ Attention
Les paramètres modifiés ne s’appliquent qu’aux leçons qui seront envoyées après l’enregistrement des changements.
Ils n’ont aucun impact rétroactif sur les cours déjà envoyées ou complétés.