La configuration d’une politique de relance permet d’envoyer automatiquement un email transactionnel aux employés n’ayant pas terminé certaines leçons de leurs programmes.

Ces relances encouragent la complétion des cours et augmentent l’efficacité globale des programmes de sensibilisation.

Pour activer et paramétrer cette fonctionnalité, il faut accéder aux paramètres généraux de l’application.

1 – Objectifs

Cet article a pour objectif d’expliquer comment :

configurer une politique de relance automatique des leçons non complétées,
paramétrer le jour, l’heure et le fuseau horaire des relances,
comprendre le fonctionnement des emails envoyés,
visualiser un exemple de relance telle que reçue par les collaborateurs.

2 – Prérequis

Avant de configurer une politique de relance, il est nécessaire de :

accéder aux Settings de la plateforme Arsen,
disposer des droits administrateur,
comprendre que les relances concernent uniquement les leçons non complétées ou expirées,
garder en tête que toute modification ne s’applique qu’aux futurs envois, et non aux programmes déjà actifs.

Tableau de bord Arsen affichant la bannière d’accueil, les statistiques de formation et de simulation ainsi que le score de sécurité.

3 - Accéder aux paramètres de relance

Cliquer sur votre logo d’entreprise en haut à droite de l’écran Arsen.
Sélectionner Course Settings.
Faire défiler la page jusqu’au bloc Email Reminder.

Page Course Settings affichant la section Email Reminder sous les préférences de diffusion et le planning d’envoi des formations.

4 - Méthode de fonctionnement

La politique de relance fonctionne selon un principe simple :
Chaque semaine, à un jour et une heure définis, Arsen envoie aux employés concernés un email récapitulant :

les cours complétés,
les cours à compléter,
les cours expirés.

5 - Configurer la relance

Pour configurer la politique de relance :

Activer la fonctionnalité via le bouton prévu à cet effet,
Choisir le jour de la semaine
Choisir l’heure d’envoi,
Sélectionner le fuseau horaire (par défaut, celui de l’administrateur connecté est utilisé).

Section Email Reminder montrant l’activation des rappels hebdomadaires, la sélection du jour, de l’heure et du fuseau horaire.

6 - Exemple d'un email de relance reçu par un collaborateur

Exemple d’email de rappel Arsen affichant le résumé des leçons reçues, leur statut et les dates limites dans le programme de formation.

Sur cet email de relance les informations affichées sont les suivantes :

Pour tous les cours qu'il reste à compléter, les employés disposent d'un lien vers le cours derrière le bouton Complete Now.
Les leçons déjà complétées ont le statut Completed.
Les leçons déjà expirées et qui ne peuvent plus être complétées passent en statut Overdue.

7 - Rappel important : durée de disponibilité des leçons

⚠️ Attention
Une leçon est disponible 7 jours après son envoi.
Au-delà de ce délai :

la leçon est considérée comme expirée,
l’employé ne peut plus la compléter,
les relances l’affichent avec le statut Overdue.

Cette règle s’applique à tous les types de programmes, qu’ils soient Continuous ou Time Bound.