La configuration d’une politique de relance permet d’envoyer automatiquement un email transactionnel aux employés n’ayant pas terminé la dernière leçon de leurs programmes.
Ces relances encouragent la complétion des cours et augmentent l’efficacité globale du programme de sensibilisation.
Pour paramétrer cette fonctionnalité, il faut accéder aux paramètres généraux du programe.
1 – Objectifs
Cet article a pour objectif d’expliquer comment :
configurer une politique de relance automatique
comprendre le fonctionnement des emails envoyés,
visualiser un exemple de relance telle que reçue par les collaborateurs.
2 – Prérequis
Avant de configurer une politique de relance, il est nécessaire de :
accéder aux Settings du Program
disposer des droits administrateur,
comprendre que les relances concernent uniquement les leçons non complétées ou expirées,
garder en tête que toute modification ne s’applique qu’aux futurs envois, et non aux leçons déjà envoyées.
3 - Accéder aux paramètres de relance
Cliquer sur
Program, dans la rubrique Awareness Training, puis en haut à droite de l’écran Arsen.Sélectionner
Program Settings.
Faire défiler la page jusqu’au bloc
Reminder.
4 - Méthode de fonctionnement
La politique de relance fonctionne selon un principe simple :
Il faut définir un nombre de jours à partir duquel un rappel est envoyé à l'employé n'ayant pas complété la dernière leçon reçue.
Dans cet emails, sont mis en exergue :
les cours à compléter,
les cours expirés.
Par défaut, lors de l'activation du programme, l'email de reminder est paramétré sur 7 jours. Cela signifie qu'un rappel est envoyé tous les 7 jours jusqu’à expiration de la leçon.
5 - Configurer la relance
Pour configurer la politique de relance, utiliser la règle graduée qui permet d'augmenter ou de diminuer le nombre de jours entre la réception d'un cours et l'email de rappel.
6 - Exemple d'un email de relance reçu par un collaborateur
Sur cet email de relance les informations affichées sont les suivantes :
Pour le cours qu'il reste à compléter, les employés disposent d'un lien vers le cours derrière le bouton
Continue Lesson.Les leçons déjà expirées et qui ne peuvent plus être complétées passent en statut Overdue.
7 - Rappel important : durée de disponibilité des leçons
⚠️ Attention
Une leçon est disponible 1 mois après son envoi.
Au-delà de ce délai :
la leçon est considérée comme expirée,
l’employé peut toujours la compléter depuis son employee dashboard
les relances l’affichent avec le statut Overdue.